Оберіть навчальний випадок
Звичайний місяць
Умови не змінювались, усі документи надійшли вчасно. Перевіряємо повний цикл і залишок після попередніх виплат.
Головне питання: Як пов’язані нарахована сума, сума після утримань і залишок до виплати?
Період Податкового розрахунку: Потрібно визначити тип податкового агента
За роз’ясненням ДПС від 2026-02-20. Версію форми, строк конкретного подання, перенесення й спеціальні випадки перевіряють окремо.
Роз’яснення від 2026-02-20: тип податкового агента і період подання
Переглянуто 2026-09-17. Для ФОП / незалежних професіоналів описано квартал із помісячними даними; для юридичних осіб - місяць. Чинну електронну форму перевіряти окремо.
Нижче показано цикл контролю. Окремі виплати та розрахунки відбуваються протягом місяця за своїми строками. Крок «виплата» не означає, що всі гроші виплачують лише після закінчення місяця.
Опрацьовано кроків: 0 із 10. Це навчальні позначки, а не підтвердження виконання реального розрахунку.
Крок 1
Умови й межі періоду
Відповідає: Кадровик; бухгалтер перевіряє розрахункові налаштування
Потрібно на вході
- Тип роботодавця й застосовна облікова основа
- Історія трудових відносин, посад, окладів і графіків
- Початкові залишки розрахунків
Розділити місяць на відрізки за датами прийняття, звільнення, зміни окладу, зайнятості або графіка. Визначити правила й редакції параметрів.
- Результат
- Перелік працівників, версії умов та параметри періоду.
- Перевірка
- Для кожного календарного відрізка відомі чинні умови; невідомий параметр не замінено нулем.
- Якщо є проблема
- Немає підстави зміни окладу, перетинаються епізоди зайнятості або не підтверджено початковий борг.
Нормативні джерела й статус перевірки
Глави III, IV, V, VII; статті 115, 116
Потрібна перевірка редакції та спеціальних норм
Крок 2
Час і відсутності
Відповідає: Відповідальний за табель; кадровик підтверджує підстави
Потрібно на вході
- Затверджений графік
- Фактичний час
- Відпустки, непрацездатність, служба та інші підтверджені події
Зіставити норму та факт, перевірити пропуски й перетини. Визначити належний код і підставу кожної відсутності.
- Результат
- Підтверджений табель і список невирішених розбіжностей.
- Перевірка
- Ті самі години не обліковані одночасно як робота й відсутність. Немає необґрунтованих нульових годин.
- Якщо є проблема
- Документ про відсутність ще не надійшов або два джерела дають різні дати.
Нормативні джерела й статус перевірки
Глави III, IV, V, VII; статті 115, 116
Потрібна перевірка редакції та спеціальних норм
Статті 6, 10, 12
Застосовність залежить від дати та обставин
Роз’яснення частини третьої статті 119 КЗпП
Переглянуто 2026-09-17. Роз’яснення не замінює перевірку редакції статті 119 і спеціальних норм на дату випадку.
Крок 3
Окремі виплати та розрахункові випадки
Відповідає: Кадровик і бухгалтер за своїми частинами
Потрібно на вході
- Накази й підстави виплат
- Історія доходу для середньої
- Відомості про право, стаж та періоди, коли вони потрібні
Виділити відпустку, лікарняний, премію, звільнення або інший випадок в окремий розрахунок. Для кожного визначити свою методику та період.
- Результат
- Реєстр випадків із перевіреними входами й підставами.
- Перевірка
- Середню для відпускних не перенесено автоматично на страхову виплату. Виплата під час служби має окрему підставу.
- Якщо є проблема
- Неповна історія доходу, спірний склад виплат або невизначений період виключення.
Нормативні джерела й статус перевірки
Пункти 2, 3, 4, 7, 8
Формулу слід звірити для конкретного виду виплати
Пункти 2-4, 25-30
Потрібна перевірка чинної редакції
Роз’яснення частини третьої статті 119 КЗпП
Переглянуто 2026-09-17. Роз’яснення не замінює перевірку редакції статті 119 і спеціальних норм на дату випадку.
Крок 4 · особлива увага в обраному сценарії
Нарахування, утримання та внески
Відповідає: Бухгалтер із зарплати
Потрібно на вході
- Підтверджені умови, час і випадки
- Версії ставок, баз, пільг та обмежень
- Попередні розрахунки й виплати за період
Обчислити рядки нарахувань. Окремо визначити бази та суми ПДФО, військового збору, ЄСВ й інших застосовних утримань. Зберегти входи, формули та округлення.
- Результат
- Версія розрахунку з поясненням кожного рядка.
- Перевірка
- Внесок роботодавця не віднято від чистої суми працівника. Враховано сукупні показники, спеціальні категорії та вже обчислені суми.
- Якщо є проблема
- Пільга або ставка не підтверджена; повторний запуск може подвоїти нарахування.
Нормативні джерела й статус перевірки
Розділ IV; пункт 16-1 підрозділу 10 розділу XX
Ставки, винятки та дати потребують перевірки
Крок 5
Перевірка й погодження
Відповідає: Особа, що перевіряє розрахунок; власники непідтверджених даних
Потрібно на вході
- Розрахунок і порівняння з попередньою версією
- Список винятків
- Документи-підстави
Перевірити різкі зміни, від’ємні суми, дублікати, неповний місяць та незакриті винятки. Повернути спірні входи їхньому відповідальному.
- Результат
- Погоджена версія або перелік конкретних питань.
- Перевірка
- Кожна суттєва різниця пояснена. Погодження належить конкретній версії розрахунку.
- Якщо є проблема
- Після погодження змінилися вхідні дані; потрібен новий перегляд.
Крок 6
Відображення в бухгалтерському обліку
Відповідає: Бухгалтер
Потрібно на вході
- Погоджений розрахунок
- Робочий план рахунків
- Аналітика витрат і облікова політика
Відобразити витрати, зобов’язання та інші потрібні записи. Зберегти зв’язок проводок із версією розрахунку й аналітикою.
- Результат
- Облікові записи з підтвердженою кореспонденцією.
- Перевірка
- Дебет дорівнює кредиту; підсумки за працівниками та видами зобов’язань узгоджені з розрахунком.
- Якщо є проблема
- Сума збігається загалом, але віднесена на неправильний рахунок або підрозділ.
Нормативні джерела й статус перевірки
Рахунки 31, 47, 64, 65, 66; класи 8 і 9
Субрахунки та застосовність перевіряє бухгалтер
Розділ «Поточні виплати працівникам»
Застосовність облікової основи потребує визначення
Крок 7 · особлива увага в обраному сценарії
Пояснення працівнику й виконання виплат
Відповідає: Бухгалтер готує; уповноважена особа виконує платіж
Потрібно на вході
- Розрахунковий листок
- Підтверджені попередні виплати та залишки
- Реквізити й належні строки платежів
Пояснити склад розрахунку. Визначити залишок до виплати, підготувати інструкції й окремо підтвердити виконання. Податки та внески мають власні платіжні записи.
- Результат
- Листок, інструкції, результати банку та прив’язка до зобов’язань.
- Перевірка
- Створений файл не позначений виплатою. Відхилений або частковий платіж залишає непогашений залишок.
- Якщо є проблема
- Платіж відхилено, реквізити змінилися або попередня виплата помилково врахована двічі.
Нормативні джерела й статус перевірки
Глави III, IV, V, VII; статті 115, 116
Потрібна перевірка редакції та спеціальних норм
Стаття 1: терміни; положення про рахунки та платіжні операції
Джерело визначено; умови конкретної операції потребують перевірки
Крок 8
Звітні показники, подання та результат
Відповідає: Бухгалтер / уповноважений підписувач
Потрібно на вході
- Тип податкового агента й звітний період
- Чинна форма та довідники полів
- Розрахункові, кадрові й платіжні дані
Сформувати потрібні додатки за чинною схемою. Перевірити контрольні співвідношення, підписати й подати через належний канал, зберегти всі результати обробки.
- Результат
- Версія звіту, подання та квитанції з їхнім фактичним змістом.
- Перевірка
- Помісячний розрахунок не визначає періодичності подання автоматично. Статус прийняття підтверджений належним результатом.
- Якщо є проблема
- Невірна версія форми, звіт відхилено або дані працівника не узгоджені.
Нормативні джерела й статус перевірки
Порядок заповнення та додатки Д1, 4ДФ, Д5
Версію форми та строки слід перевіряти на дату подання
Роз’яснення від 2026-02-20: тип податкового агента і період подання
Переглянуто 2026-09-17. Для ФОП / незалежних професіоналів описано квартал із помісячними даними; для юридичних осіб - місяць. Чинну електронну форму перевіряти окремо.
Роз’яснення від 2026-08-03; наказ Мінфіну № 243 від 2026-05-07
Переглянуто 2026-09-17. Застосування квартальної форми описано з 2026-08-01; перед поданням звірити попередні звіти. XML/XSD не тестували.
Крок 9 · особлива увага в обраному сценарії
Звіряння й закриття місяця
Відповідає: Бухгалтер; відповідальні за невирішені залишки
Потрібно на вході
- Проводки, виписки та звітні результати
- Початкові залишки
- Перелік невиконаних платежів і виправлень
Зіставити розрахунок, облік, фактичні платежі та звітність. Пояснити залишки й зафіксувати завершену версію періоду.
- Результат
- Протокол звірки, залишки та статус закриття.
- Перевірка
- Кожна різниця має причину й відповідального. Заблокований звіт або платіж видно окремо від готового розрахунку.
- Якщо є проблема
- Підсумок банку збігається, але виплати неправильно розподілені між працівниками.
Нормативні джерела й статус перевірки
Порядок заповнення та додатки Д1, 4ДФ, Д5
Версію форми та строки слід перевіряти на дату подання
Крок 10
Виправлення після закриття
Відповідає: Власник помилкових даних і бухгалтер
Потрібно на вході
- Причина та підтвердження зміни
- Попередня версія розрахунку
- Перелік залежних проводок, платежів і звітів
Створити окремий випадок виправлення. Перерахувати потрібний період, визначити різницю й належний спосіб коригування обліку та звітності.
- Результат
- Пов’язана нова версія, різниця та підтверджені коригування.
- Перевірка
- Історичний результат доступний. Зміна розрахунку не переписала фактичну банківську операцію.
- Якщо є проблема
- Пізній лікарняний або документ про службу змінює вже закритий місяць.
Нормативні джерела й статус перевірки
Пункти 4, 5; розкриття інформації
Потрібна класифікація конкретної помилки
Порядок заповнення та додатки Д1, 4ДФ, Д5
Версію форми та строки слід перевіряти на дату подання
Глави III, IV, V, VII; статті 115, 116
Потрібна перевірка редакції та спеціальних норм
П’ять окремих станів замість одного «готово»
Розрахунок може бути погоджений, а платіж відхилений. Звіт може бути поданий, але ще не прийнятий. Зберігайте стан кожного об’єкта та доказ його зміни.
Розрахунок
Чернетка · Перевірено · Погоджено · Замінено новою версією
Підтвердження: Версія вхідних даних, формул та погодження
Облікові записи
Підготовлено · Проведено · Виправлено
Підтвердження: Записи й зв’язок із версією розрахунку
Платіж
Підготовлено · Передано · Виконано частково · Виконано · Відхилено
Підтвердження: Банківське підтвердження й сума фактичного виконання
Звіт
Підготовлено · Подано · Прийнято · Відхилено · Скориговано
Підтвердження: Зміст квитанцій та зв’язок із поданням
Період
Відкрито · На перевірці · Закрито · Виправлення в роботі
Підтвердження: Протокол звірки й перелік відкритих питань
Спільна модель для людини та системи
Редакційна модель даних для розробки; не нормативна форма.
- Дата події, період нарахування, дата виплати й звітний період зберігаються окремо.
- Повторна обробка того самого підтвердження не створює нового платежу або нарахування.
- Погодження прив’язане до версії; зміна входів потребує повторної перевірки.
- Суми зберігаються з визначеною точністю та правилами округлення.
- Персональні документи й розрахунки не входять до публічного API Ладу.
Версія умов праці
employment-version
employeeId, employerId, effectiveFrom, effectiveTo, salary, scheduleId, orderRef
Запис часу
time-record
employmentId, date, hours, absenceType, sourceRef, verificationState
Версія розрахунку
payroll-run
employerId, period, version, inputSnapshotId, ruleVersionIds, state
Рядок розрахунку
payroll-line
runId, employeeId, earningPeriod, paymentType, base, amount, ruleRef, sourceRefs
Розподіл фактичного платежу
payment-allocation
paymentId, employeeId, liabilityId, executedAmount, bankEvidenceRef
Подання звіту
report-submission
formVersion, reportingPeriod, submissionId, state, receiptRefs
Випадок виправлення
correction-case
reason, sourceRef, previousRunId, newRunId, delta, affectedDocumentRefs